Documento Red2002 sobre buenas prácticas:

Este documento tiene como fin:

a) Proveer de una base consensuada sobre cuáles son los criterios que enmarquen a las buenas prácticas, tanto en la gestión de los recursos como en la planificación de actividades y proyectos.
b) Proveer de mecanismos que permitan poner en práctica las directrices para buenas prácticas.

Como buenas prácticas se definen a aquellas líneas de actuación, acciones concretas y mecanismos reguladores que, ajustándose a la realidad, persigan un fin útil. Por tanto y teniendo en cuenta que los objetivos de la Red2002 son:

• Promover y potenciar las redes de personas que trabajan en el campo del VIH/SIDA 
• Idear e implementar modelos de trabajo en la comunidad. 

Estas buenas prácticas irán dirigidas a potenciar las acciones que permitan el modo más adecuado para esta participación en las redes.

Asimismo, la Red2002 basa su funcionamiento en los siguientes principios (definidos objetivamente por el Diccionario María Moliner en estos términos): 

• Austeridad: reducido a lo necesario y apartado de lo superfluo. “Gastar lo menos posible y solo en lo necesario”.
• Solidaridad: relación entre las personas que participan con el mismo interés. Particularmente que se sienten unidas en la comunidad Humana- Actitud de una persona con respecto a los otros cuando pone interés y esfuerzo en una empresa o asunto de ello.
• Transparencia: claridad, que se permite ver a través de él.
• Diversidad. Variedad de ser distintos.
• Participación.
• Compromiso. Obligación contraída con una promesa.
• Equidad: propensión a dejarse llevar por el sentimiento del deber o de la conciencia, cualidad de el trato en que ninguna persona de las partes, se sienta injustamente mejorada en perjuicio de otra.

Política de gasto de la Red2002

1. Acreditación documental

Todos los gastos tienen que ser justificados con documentación que se ajuste a la ley (principio de transparencia)

En todo documento acreditativo de gasto realizado a cargo de Red2002, en los que se incluyen los gastos relacionados con los encuentros (desplazamientos, hospedajes, manutención, material,..) y de los proyectos de los GT, deberá siempre figurar los datos fiscales correspondiente a Red2002

Estos datos son los siguientes:

En caso de que no figuren estos datos, la Red2002 no podrá hacerse cargo de los gastos contemplados.

2. Logística y coordinación

Cuando la Red2002 o bien los grupos de trabajo que la componga organicen encuentros o reuniones de trabajo, deben contar siempre con la coordinadora de proyectos de la Red2002. 

a. En el caso de necesitar el soporte técnico (hoteles, salas, audiovisuales, material, etc.) desde coordinación de Red2002 es necesario informar al menos con tres meses de antelación. 

b. En el caso de que, parte, la gestión logística la asuma el propio grupo y se necesite provisión de fondos, se deberá comunicarlo al menos con un mes de antelación. En este caso son los/as facitadores/as de los GT, los/as responsables de aplicar los criterios establecidos en las buenas prácticas.

c. La gestión del hospedaje para cualquiera de las actividades programadas correa siempre a cargo de la coordinadora de proyectos. Será necesario saber con un plazo mínimo de un mes el número exacto de personas que necesitaran alojamiento y manutención para el desarrollo de dicha actividad. De tal forma, que este plazo permita gestionar la cantidad destinada a cubrir este gasto y abaratar su coste. 

d. Cualquier cancelación a última hora, sin causa justificada de fuerza mayor supondrá un criterio para la desestimación en posteriores participaciones

3. Dietas y Desplazamientos

Cuando la asistencia a un encuentro suponga un desplazamiento de los/as miembros de la Red2002 o de un GT, se pedirá a cada participante que rellene y firme una hoja de liquidación de gastos en la que se contempla los siguientes datos: nombre de la persona, modo de transporte, importe y fecha

Los importes máximos estipulados para cada desplazamiento son:

•  En coche propio: 
• 0,25€ por kilómetro realizado. La cantidad máxima que se abonará no superará los 150€ (ida y vuelta). Esta cantidad incluye los costes de gasolina, peaje y dietas durante el desplazamiento y hospedaje en caso de grandes recorridos. Este criterio de aplica por el vehículo utilizado, no por el número de personas que viajen en él
• En la hoja de liquidación de gastos, deberá contar la matrícula del coche, número de kilómetros, población de origen y destino 
•  En otros medios de transporte (tren, autocar, avión):
• El precio máximo a abonar será de 150 € (ida y vuelta)
• Los billetes serán de clase económica o turista.
• Deberán ser adquiridos al menos con tres semanas de antelación a la realización de la actividad 
• Esta cifra podrá aumentarse siempre que las circunstancias en término de distancia o déficit de medios de transporte colectivo/público así lo justifique.
• Estos últimos casos siempre deberán exponerse con suficiente antelación a la coordinadora de proyectos de la Red2002 por el/la facilitador/a del GT si la actividad está propuesta por el GT, o la persona afectada en el caso de una actividad de la Red2002.; y ser aprobado por Red2002
  
  El límite de 150 no significa que se pueda disponer de la totalidad de la cantidad, sino que se debe hacer un esfuerzo por encontrar las ofertas de viaje más baratas (principio de austeridad, de solidaridad y de compromiso).

4. Liquidación de dietas y desplazamientos

El modo de pago será con talón nominativo o bien transferencia bancaria frente a la presentación de la factura, resguardo del billete y hoja de liquidación, si corresponde.

El envío a Gestión Red2002 de los billetes una vez utilizados es obligación de cada participante, para la revisión y auditoria del gasto y tal como está sujeto a reclamación: Sin los billetes y factura no podrá efectuarse el desembolso.

El plazo máximo para efectuar el desembolso de los gastos de desplazamientos será de 15 días.

En el caso de que el desembolso se efectúe por transferencia bancaria será necesario aportar los 20 dígitos de la Cta. corriente junto con el envío de los billetes

Solo se abonarán billetes no utilizados en caso de anulación de la participación por razones de fuerza mayor convenientemente justificadas.


5. Liquidación de gastos en metálico

En relación a aquellos gastos que no se puedan gestionar por adelantado desde Gestión Red2002 y que impliquen gastos en efectivo, el responsable de solicitar el dinero así como de garantizar el buen uso del mismo, es el/la facilitador/a del GT o en su defecto aquella persona que sea designada por el GT o por Red2002.

Las peticiones en metálico se tienen que solicitar con un plazo mínimo de una semana, firmar el correspondiente justificante de caja y presentar la factura correspondiente al gasto realizado así como devolver el dinero restante en el momento de la liquidación. 

6. Justificación de los gastos

La Red2002 y las/os cordinadoras/es de los GT son responsables de presentar las facturas de los gastos y reclamarlas en el caso de que no se presenten

En el caso de que la actividad sea, en parte, gestionada por los GT, cada coordinador/a de los GT es el responsables de verificar que todas las facturas tengan los datos correctos y estén en su totalidad

La justificación de los gastos de los encuentros se tiene que entregar en un plazo máximo de 15 días a la Secretaria técnica de la Red2002.

Cualquier incidencia deberá ser comunicada a la Secretaría técnica de Red2002

Cabe decir que la contabilidad de la Red2002 es llevada a cabo por una miembro de la red de forma voluntaria. Entre sus funciones está hacer asientos contables, control de pagos, cobros y previsiones, nóminas, impuestos, hacer informes económicos, NO ESTÁ entre sus funciones perseguirnos para que cobremos. 

Esta política de gasto será aplicada a cualquier actividad que gestione la Red2002